Lấy mẫu là bước đầu tiên và có vai trò đặc biệt quan trọng trong quy trình kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm. Đây là giai đoạn quyết định đến độ tin cậy của toàn bộ kết quả kiểm nghiệm, bởi mẫu được lấy phải đảm bảo tính đại diện cho cả lô hàng, phản ánh trung thực chất lượng thực tế của sản phẩm. Nếu phương pháp lấy mẫu không đúng quy chuẩn, dù quá trình phân tích sau đó có được thực hiện chính xác đến đâu thì kết luận cuối cùng vẫn có thể sai lệch, gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và hiệu quả quản lý chất lượng. Trên thực tế, mỗi loại hàng hóa, tùy thuộc vào đặc tính vật lý, hóa học hay quy cách sản xuất riêng, đều cần được áp dụng phương pháp lấy mẫu phù hợp để đảm bảo kết quả đánh giá khách quan và chính xác nhất. Việc lựa chọn đúng phương pháp lấy mẫu không chỉ giúp kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả mà còn là cơ sở quan trọng trong hoạt động kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý Nhà nước cũng như trong công tác bảo đảm quyền lợi của người tiêu dùng.
Mục đích của việc lấy mẫu trong kiểm tra chất lượng sản phẩm là nhằm đảm bảo tính chính xác, khách quan và đại diện cho toàn bộ lô hàng. Trước hết, việc lấy mẫu giúp kiểm tra quá trình sản xuất, phát hiện kịp thời những sai sót, biến động trong công nghệ hoặc nguyên liệu đầu vào có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Đồng thời, lấy mẫu còn phục vụ cho công tác nghiệm thu, giúp xác định sản phẩm có đạt yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn quy định hay không trước khi đưa ra thị trường. Ngoài ra, quá trình này còn được sử dụng để xác định đặc trưng của lô hàng, tiến hành các phép thử cần thiết và đánh giá xu hướng chất lượng sản phẩm trên thị trường.
Trong công tác lấy mẫu, có một số khái niệm cơ bản cần được hiểu rõ để bảo đảm quá trình thực hiện đúng quy chuẩn. “Mẫu” được hiểu là một đơn vị hoặc nhóm đơn vị sản phẩm được lấy từ một tổng thể nhằm cung cấp thông tin, làm cơ sở cho việc đưa ra kết luận đối với toàn bộ lô hàng. “Phép lấy mẫu” là toàn bộ thủ tục dùng để lấy hoặc tạo ra mẫu, đảm bảo tính đại diện và chính xác. “Tập hợp” hay “tổng thể” là toàn bộ các đơn vị sản phẩm được xem xét trong quá trình đánh giá, có thể là một lô, nhiều lô hoặc cả quá trình sản xuất. “Đơn vị sản phẩm” là đối tượng cụ thể hoặc một lượng vật chất xác định được lựa chọn để tiến hành các phép thử, trong khi “đơn vị lấy mẫu” là đơn vị sản phẩm được chọn ra để thực hiện việc lấy mẫu, có thể là một hoặc một nhóm sản phẩm tùy thuộc đặc tính hàng hóa.
“Lô hàng” hay “lô sản phẩm” là một lượng hàng nhất định có cùng tên gọi, hạng chất lượng, loại bao gói, nhãn hiệu, quy trình và địa điểm sản xuất, được sản xuất trong khoảng thời gian gần nhau nhằm đảm bảo tính đồng nhất. Trong quá trình lấy mẫu, các khái niệm như “mẫu ban đầu”, “mẫu riêng”, “mẫu chung”, “mẫu trung bình” và “mẫu phân tích” cũng được sử dụng để chỉ các giai đoạn khác nhau trong quy trình. Mẫu ban đầu là lượng sản phẩm được lấy cùng một lúc từ một đơn vị tổng thể, có thể bao gói hoặc không bao gói. Nhiều mẫu ban đầu sau đó được gộp lại để tạo thành mẫu riêng, còn gọi là mẫu cơ sở, đại diện cho toàn bộ tập hợp. Tập hợp tất cả các mẫu riêng sẽ tạo thành mẫu chung, từ đó chuyên gia sẽ chuẩn bị mẫu trung bình để tiến hành các phép thử, phân tích. Mẫu trung bình được trộn đều và chia thành nhiều phần bằng nhau, trong đó một phần được chọn làm mẫu phân tích chính thức.
Để đảm bảo kết quả đánh giá có độ tin cậy cao, việc lấy mẫu phải đáp ứng một số yêu cầu chung. Mẫu cần mang tính đại diện về phẩm chất cho loại hàng được kiểm tra, phải ổn định trong quá trình bảo quản và vận chuyển để tránh biến đổi chất lượng. Dụng cụ, thiết bị lấy mẫu phải phù hợp với đặc tính sản phẩm và yêu cầu của phép phân tích, đồng thời khối lượng hoặc thể tích mẫu phải đủ để thực hiện các phép thử cần thiết. Việc tuân thủ đúng quy trình và yêu cầu kỹ thuật trong từng bước lấy mẫu không chỉ giúp cơ quan kiểm tra đưa ra kết luận chính xác mà còn góp phần quan trọng trong việc bảo đảm chất lượng hàng hóa, bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và uy tín của doanh nghiệp.
Phương pháp lấy mẫu là khâu then chốt quyết định độ chính xác của kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm. Trước khi tiến hành lấy mẫu, cần thực hiện kiểm tra sơ bộ lô hàng để đảm bảo tính đồng nhất và đúng quy cách. Việc kiểm tra bao gồm xem xét tình trạng bao bì có còn nguyên vẹn hay không, hồ sơ lô hàng có khớp với loại sản phẩm cần lấy mẫu, cũng như điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Trong trường hợp lô hàng có sự không đồng nhất, chẳng hạn như có phần bị hư hỏng, ẩm ướt hoặc được sản xuất theo nhiều quy trình khác nhau, cần chia nhỏ lô hàng thành các phần có tính chất tương đồng để tiến hành lấy mẫu riêng biệt cho từng phần. Tất cả các chi tiết, khác biệt phát sinh trong quá trình lấy mẫu phải được ghi chép đầy đủ vào biên bản để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
Đối với những sản phẩm có bề mặt bị bẩn do quá trình lưu trữ hoặc vận chuyển, phần bẩn đó phải được loại bỏ để tránh ảnh hưởng đến kết quả phân tích. Tuy nhiên, nếu sản phẩm bị bẩn ngay trong quá trình sản xuất thì không được loại bỏ, bởi phần này được xem là một thành phần tự nhiên của sản phẩm, phản ánh đúng chất lượng thực tế của lô hàng.
Dụng cụ lấy mẫu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mẫu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. Với các sản phẩm dạng lỏng hoặc khí, thường sử dụng các dụng cụ chuyên dụng như ống hoặc dây hút được làm từ vật liệu nhựa hoặc thủy tinh để tránh nhiễm bẩn. Đối với hàng hóa được đóng trong bao bì, có thể sử dụng xiên bao tải, ống lấy mẫu hình trụ hoặc hình nón, muỗng xúc cầm tay để thu mẫu. Trường hợp lấy mẫu từ đống hàng rời, thường dùng xẻng, muỗng xúc, ống hình trụ, hình nón, hoặc máy lấy mẫu cơ giới để đảm bảo lượng mẫu đồng đều.
Bên cạnh đó, còn có một số dụng cụ hỗ trợ khác như dụng cụ mở hòm, khay trộn mẫu phải đảm bảo khô, sạch, không có mùi lạ; túi đựng mẫu bằng PE hoặc lọ thủy tinh có nút mài, được vệ sinh kỹ lưỡng; cân kỹ thuật để xác định khối lượng mẫu; cùng với đèn cồn, dao, kéo phục vụ công tác thao tác mẫu. Đặc biệt, những sản phẩm đã được dùng để tráng rửa dụng cụ tuyệt đối không được trộn lẫn với mẫu phân tích nhằm tránh sai lệch kết quả. Trong suốt quá trình thực hiện, cần bảo quản và thao tác cẩn trọng để bảo đảm tất cả các dụng cụ và vật chứa mẫu luôn trong tình trạng sạch, khô, không bị nhiễm bẩn ngẫu nhiên từ các yếu tố bên ngoài như nước hoặc bụi. Điều này không chỉ giúp duy trì độ chính xác của kết quả kiểm nghiệm mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, tuân thủ nghiêm ngặt quy chuẩn kỹ thuật trong hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Trong công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, việc lựa chọn và lấy mẫu đúng quy trình có ý nghĩa quyết định đối với độ chính xác của kết quả phân tích. Tùy theo mục đích và đặc điểm của sản phẩm, có nhiều dạng mẫu khác nhau được sử dụng trong quá trình kiểm tra. Đối với mẫu lấy trực tiếp từ dây chuyền sản xuất, thường bao gồm mẫu nguyên liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm. Đây là dạng mẫu liên tục, giúp kiểm soát và đánh giá mức độ ổn định của quy trình sản xuất, từ đó kịp thời phát hiện sai sót, điều chỉnh kỹ thuật để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra. Một dạng khác là mẫu lấy trong lô hàng, thường được thực hiện tại kho nguyên liệu hoặc kho chứa bán thành phẩm. Đây là tập hợp mẫu đại diện cho cả lô, được dùng để xác định, đánh giá chất lượng sản phẩm theo tỉ lệ khuyết tật hoặc các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể.
Với những sản phẩm đóng chai hoặc đóng hộp như nước khoáng, nước giải khát, sữa, đơn vị mẫu được xác định là chai hoặc hộp. Còn đối với các sản phẩm rời như trứng, cam, bánh kẹo, đơn vị mẫu có thể là quả, thùng hoặc một khối lượng nhất định. Riêng với những sản phẩm có kích thước nhỏ như nho, đơn vị mẫu được tính theo chùm hoặc theo kilogram để đảm bảo tính đại diện.
Trong trường hợp lấy mẫu đối với sản phẩm có bao gói, tất cả các mẫu ban đầu được cho vào bình hoặc hộp đựng sạch, khô, có nắp đậy kín. Sau đó, các mẫu này được trộn kỹ để tạo thành một hỗn hợp đồng nhất gọi là mẫu chung. Dụng cụ chứa mẫu phải được niêm phong cẩn thận, đảm bảo có thể phát hiện nếu có hành vi mở trái phép. Mẫu sau khi lấy cần được gửi đến phòng thí nghiệm sớm nhất để tránh tình trạng hư hỏng hoặc biến đổi chất lượng. Đồng thời, mẫu lưu phải được bảo quản trong điều kiện khô ráo, sạch sẽ, thoáng mát, với nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho từng loại sản phẩm. Nơi lưu giữ mẫu cần kèm theo biên bản lấy mẫu và phiếu yêu cầu kiểm nghiệm để đảm bảo tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc.
Khi gửi mẫu đi kiểm nghiệm, phải có báo cáo chi tiết ghi rõ tình trạng lô hàng tại thời điểm lấy mẫu, phương pháp lấy mẫu áp dụng theo quy định của Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) hoặc tiêu chuẩn quốc tế tương ứng. Nếu phương pháp lấy mẫu khác với tiêu chuẩn hiện hành, cần nêu rõ lý do và cơ sở kỹ thuật của phương pháp được sử dụng. Đối với các mẫu dễ hư hỏng, cần vận chuyển khẩn trương đến nơi kiểm nghiệm nhằm bảo đảm tính nguyên vẹn của mẫu. Bao bì đựng mẫu phải có nhãn ghi rõ tên và số lượng lô hàng, địa điểm lấy mẫu, ngày giờ lấy mẫu, nơi lưu giữ mẫu và thông tin người chịu trách nhiệm.
Cuối cùng, mỗi lần lấy mẫu đều phải được lập biên bản cụ thể. Biên bản cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người lấy mẫu; tên, địa chỉ cơ quan thực hiện lấy mẫu; họ tên hoặc tên tổ chức sở hữu hàng hóa; địa điểm, thời gian lấy mẫu; tên hàng, số lượng hàng và số lượng mẫu được lấy; cách thức lấy mẫu, hình thức bao gói và chữ ký của người có hàng cùng người lấy mẫu. Việc lập biên bản đầy đủ, chính xác không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kiểm tra mà còn là căn cứ quan trọng để xác minh khi có khiếu nại hoặc tranh chấp liên quan đến chất lượng sản phẩm.